Cas client : Agence Hadeo
20h d'administratif supprimées par semaine pour une agence marketing
Une infrastructure IA sur-mesure pour centraliser la gestion des clients et des talents.
Avant / après
Ce qui a changé, concrètement
Avant
La méthode Classique
- Perte d'efficacité due à une gestion fragmentée
- Des heures de coordination manuelle.
- Un budget et un effectif freelance massifs pour absorber la charge de travail.
Après
Le Système Kubbeo
- Un Hub IA unique et fluide centralisant toute la donnée.
- 20 heures hebdomadaire d'administratif supprimées.
- L'effectif opérationnel divisé par 2 à volume égal.
LA DOULEUR
Situation Initiale
L’agence marketing Hadeo faisait face à un mur de croissance opérationnelle : une perte d’efficacité majeure en travaillant uniquement sur Google Drive. Gérer les dossiers clients d’un côté et coordonner un pool de talents freelances de l’autre créait des silos de données insoutenables. L’équipe passait ses journées à chercher l’information, à copier-coller des briefs et à faire le pont manuellement entre les clients et les exécutants.
La solution
Ce que nous avons construit
Nous avons remplacé ce fonctionnement par la mise en place d’un Hub IA complet.
L’objectif : que l’agence puisse gérer ses clients et ses talents depuis une infrastructure unique et fluide.
1. La centralisation des bases :
- Finis les dossiers éparpillés. Les données clients et le vivier de talents communiquent désormais en temps réel au sein du même écosystème.
2. L'automatisation du staffing :
- Les flux de travail sont standardisés. Lorsqu’un projet client est validé, l’infrastructure prépare les accès, les dossiers et notifie les bons talents automatiquement.
3. Le traitement de la donnée par l'IA :
- Des agents analysent, trient et mettent en forme les informations entrantes sans aucune intervention humaine, éliminant les tâches à faible valeur ajoutée.
Intégrations
Gmail
Google Drive
Calendar
Pennylane
Conclusion
Les arbitrages
Pourquoi ne pas avoir utilisé un CRM classique du marché ?
Un outil standardisé aurait forcé l’agence Hadeo à adapter ses processus à un logiciel rigide. En construisant une infrastructure sur-mesure, nous avons créé un système qui épouse exactement leurs règles métier et leur façon de coordonner leurs talents.
Pourquoi ne pas avoir simplement restructuré leur Google Drive ?
Le problème n’était pas le classement des dossiers, mais l’absence d’intelligence entre les fichiers. Un Drive ne déclenche pas d’actions. Le Hub IA transforme une base de données statique en un moteur d’exécution autonome.
AVIS client
Ils en parlent mieux que nous !
« Nous avons fait appel à Kubbeo pour concevoir une infrastructure propulsée à l’IA afin d’optimiser nos opérations et nos ventes. Le résultat direct : notre budget et notre effectif de freelances ont été divisés par 2. »
Ryan A.
CEO Agence Hadeo
Date d’expérience : 16 Septembre 2026
Prêt à automatiser l'invisible ?
Prenons 30 minutes ensemble. Pas de théorie, pas de présentation commerciale. Juste une analyse de vos processus pour voir combien d’heures et de marge vous pouvez récupérer chaque mois.